Daugelis įmonių ir asmenų, kurie kuria ir bendradarbiauja internete naudodamiesi dokumentais, skaičiuoklėmis ir pristatymais, bus susipažinę su „Microsoft Office“, tačiau daugelis žmonių vis dar nežino apie daugybę laiko taupančių funkcijų, įdiegtų šiame galingame biuro pakete.
Šiame straipsnyje apžvelgsime 18 laiko taupymo patarimų, kurie padės jums ir jūsų darbuotojams kuo geriau išnaudoti „Microsoft Office“ rinkinį, neatsižvelgiant į tai, ar naudojate „Microsoft 365“, ar „Microsoft Office 2022-2023“. Jūsų dokumentai, skaičiuoklės ir pristatymai atrodys puikiai ir juos atliksite per pusę laiko.
Tinkamai naudojamos šios paslėptos funkcijos gali labai padidinti darbuotojų produktyvumą, padėti sutaupyti laiko ir pinigų bei suteikti jiems malonesnę darbo patirtį.
Jei ieškote pigesnio būdo sukurti turtingus dokumentus, galingas skaičiuokles ir patrauklius pristatymus, peržiūrėkite mūsų nemokamos biuro programinės įrangos sąrašą.
Kaip išnaudoti visas „Microsoft Office“ galimybes: pasiruošimas
Naujos funkcijos visuomet pridedamos prie „Microsoft Office“, todėl įsitikinkite, kad turite pačią naujausią programinės įrangos versiją. Jei turite „Microsoft 365“ prenumeratą, galite atnaujinti programas iš „Microsoft Autoupdate“ programos arba tiesiog leisti joms automatiškai atnaujinti. Kitu atveju, jei įsigijote atskirą „Microsoft Office“ versiją, tiesiog atminkite, kad gali tekti naujovinti, kad galėtumėte pasiekti kai kurias toliau išvardytas funkcijas.
1 patarimas: automatinio išsaugojimo pakeitimai naudojant „OneDrive“
„OneDrive“ yra „Microsoft Office“ debesies saugyklos paslauga, kurią galima įsigyti, jei turite „Microsoft 365“ prenumeratą. „OneDrive“ ne tik leis jums pasiekti visus failus bet kur ir bet kada, taip pat galite prijungti „OneDrive“ prie „Microsoft Office“ programinės įrangos, kad pasinaudotumėte automatinio išsaugojimo funkcija.
Kai įgalinta, pakeitimai atnaujinami debesyje realiuoju laiku. Be to, „OneDrive“ saugo kelias jūsų dokumentų versijas, todėl prireikus galite lengvai palyginti ir grįžti į ankstesnę versiją. Visi, kurie kada nors prarado valandą darbo dėl kompiuterio trikties ar elektros energijos tiekimo nutraukimo, žinos, kokia yra laiko taupymo funkcija. Norėdami rasti senesnes „Microsoft 365“ versijas, spustelėkite Failas> Informacija> Versijų istorija.
2 patarimas: sužinokite apie visos programos sparčiuosius klavišus
Vienas iš didžiausių „Microsoft Office“ pranašumų yra tai, kaip nuosekliai naudojama įvairių programų vartotojo patirtis. Tai reiškia, kad dauguma sparčiųjų klavišų veikia vienodai „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“. Išmokę šias komandas, galite labai pagreitinti produktyvumą. „Ctrl + S“ (⌘S), kad išsaugotumėte, „Ctrl“ + P (⌘P), kad išspausdintumėte, ir dar neaiškesnės komandos, pvz., „Ctrl“ + D (⌘D), skirtos dialogo šriftui, veikia visame komplekte.
Puikus produktyvumo patarimas yra pateikti bendrųjų nuorodų sąrašą darbuotojams, kurie gali prireikus jį nurodyti, kol jis taps antruoju.
3 patarimas: naudokitės funkcija „Pasakyk man“ („Word“)
Funkcija „Pasakyk man“ (ką norite daryti) buvo pridėta prie „Microsoft Office 2016“, bet kai jūs išmoksite ją naudoti, tai bus nelaimė. Norite pakeisti stilių? Įveskite „Stilius“. Apkirpti nuotrauką? Įveskite „Apkirpti“. Įdėkite lentelę, pridėkite komentarą, pakeiskite išdėstymą, atnaujinkite dizainą, skaitykite garsiai tekstą - per šį meniu greitai ir lengvai galite pasiekti beveik visas „Office“ funkcijas, o išmanieji pasiūlymai leidžia lengvai rasti tai, ko ieškote, įvesdami tekstą tik vienas ar du žodžiai.
Tačiau „Microsoft 365“ nuolat atnaujina savo funkcijų rinkinį, ir to gali nebūti naujesnėse versijose.
4 patarimas: greitai bendrinkite dokumentus naudodami mygtuką Bendrinti
Bendrinimo mygtukas yra viršutiniame dešiniajame programos kampe ir gali būti naudojamas greitai bendrinant dokumentą per „OneDrive“, el. Paštą, „AirDrop“ (tik „Mac“) ir kitas trečiųjų šalių paslaugas. Užuot atidarę el. Pašto klientą, ieškodami failo („Kur aš vėl tai išsaugojau?“), Tiesiog spustelėkite mygtuką Bendrinti ir pasirinkite savo gavėjus.
5 patarimas: raskite ir pakeiskite
Jei reikia pakeisti žodį ar žodžių grupę visame dokumente, tai galite padaryti greitai naudodami funkciją „Rasti ir pakeisti“. Tiesiog paspauskite „Ctrl“ + „Shift“ + H (⌘⇧H) ir pasirodys dialogas „Rasti ir pakeisti“. Įveskite tekstą, kurį norite pakeisti, lauke Rasti, pakeitimas lauke Pakeisti ir paspauskite mygtuką Pakeisti. „Office“ ieškos dokumento ir prireikus atliks pakeitimus.
Taip pat galite pakeisti niekuo (palikite lauką Pakeisti tuščią), jei norite ištrinti kelis žodžio egzempliorius.
6 patarimas: Išplėstinė paieška ir pakeitimas
Šis galingas įrankis yra daugiau nei atrodo. Spustelėdami mygtuką apatiniame kairiajame dialogo kampe, galite pasiekti papildomas funkcijas, kad iškart pakeistumėte bet kokio jums reikalingo teksto šrifto stilių, pastraipų nustatymus ir dar daugiau.
Pavyzdžiui, galite rasti viską drąsus tekstą ir šriftą padarykite raudoną, kitaip pasirinkite visą tekstą tam tikra kalba ir padarykite jį kursyvu. Naudokite tai bet kada, kai reikia atlikti platus konkrečių teksto stilių pakeitimus.
7 patarimas: patobulinkite ir naudokite stilius, jei norite atrodyti puikiai
Stebina tai, kiek žmonių kasdien naudoja „Microsoft Office“, tačiau vis tiek nepasinaudoja „Styles“ pranašumais, kad supaprastintų savo dokumentus ir paspartintų rašymą. Stilių galite rasti skirtuke Pagrindinis ir galite iš anksto pritaikyti iš anksto sukurtus šriftų nustatymus. Taip pat galite modifikuoti šiuos stilius, kad atitiktų jūsų poreikius ir dokumentą. Stiliai automatiškai atnaujinami ir keičiant temas, todėl vienu akimirksniu lengva modifikuoti viso dokumento išvaizdą.
8 patarimas: nukopijuokite ir įklijuokite kelis elementus naudodami „Spike“
Šios patogios funkcijos leidžia nukopijuoti kelis elementus ir juos visus įklijuoti vienu metu. Tiesiog pasirinkite pirmąjį teksto bloką, paspauskite „Ctrl“ + F3 arba ⌘F3 ir pereikite prie kito. Kiekvieną kartą paspaudus „Ctrl“ arba „Command + F3“, tekstas bus saugomas ir pan. Kai būsite pasirengę įklijuoti viską, įveskite Ctrl + Shift + F3 arba ⌘⇧F3. Taip pat galite įvesti „spike“ (mažosios raidės) ir paspausti Enter, o išsaugotas tekstas liks atmintyje ir bus naudojamas kitą kartą.
9 patarimas: nukopijuokite ir įklijuokite formatavimą
Greitai supaprastinkite teksto blokų formatavimą paspausdami „Ctrl“ + „Shift“ + C (⌘⇧C), kad nukopijuotumėte formatavimą (šrifto ir pastraipos stilių, spalvas, lygiavimą ir kt.), O „Ctrl“ + „Shift“ + V (⌘⇧V) įklijuokite formatavimas ant pasirinkto teksto.
10 patarimas: suasmeninkite „Office“ juostas
Jei dažnai ieškote tam tikrų meniu ar išplėtėjų funkcijų, nedvejodami pridėkite juos priekyje ir centre prie savo juostos. Tai galite padaryti pasirinkdami Parinktys> Juostelė ir įrankių juosta arba eidami į Failas> Parinktys> Tinkinti juostelę. Galite būti nustebinti dėl daugybės funkcijų, kurias galite pridėti prie savo juostos, kad galėtumėte greitai pasiekti. Taip pat galite paslėpti juostelę, kad turėtumėte daugiau vietos, vieną kartą spustelėdami bet kurį atidarytą skirtuką, eikite į Rodinys> Juostelė arba įveskite Ctrl + F1 (⌥⇧R).
11 patarimas: trigubai spustelėkite, kad pasirinktumėte pastraipą
Daugelis žmonių žino, kad galite dukart spustelėti žodį, kad jį pasirinktumėte. Taip pat galite trigubai spustelėti žodį, kad pasirinktumėte visą pastraipą, o tai labai patogu norint judėti po didelius teksto gabalus redaguojant.
12 patarimas: pritaikykite automatinį taisymą, kad tiktų jums
Tai dažnas skundas, kad „Microsoft Office“ keičia tekstą rašant, net jei esate tikras, ką turite omenyje. Šiuos nustatymus galite pakoreguoti skiltyje Įrankiai> Automatinio taisymo parinktys. Galite išimti bet kurį, kas jus jaudina, arba pridėti žodžius, kuriuos dažnai rašote neteisingai. Jūs netgi galite pridėti simbolių, pvz., (C) pakeisti į ©.
13 patarimas: palyginkite dokumentus greta (tik „Windows“)
Žinoma, galite tiesiog atidaryti atskirus langus ir įdėti juos greta, tačiau „Microsoft Office“ „Side-by-Side“ funkcija žengia dar vieną žingsnį toliau sinchronizuotu slinkimu, o tai yra daug laiko taupanti priemonė lyginant ir redaguojant ilgų dokumentų versijas.
14 patarimas: peržiūrėkite dvi skirtingas to paties dokumento dalis naudodami „Split View“
Tai yra puikus įrankis, kai reikia atlikti pakeitimus vienoje dokumento dalyje, nurodant kitą skyrių (pavyzdžiui, rašant įvadą ar išvadą). Tiesiog eikite į juostą „Rodinys“ ir pasirinkite „Split View“. Kiekviename lange galite slinkti iki skirtingų skyrių atskirai ir atlikti pakeitimus viename iš jų.
15 patarimas: kopijuokite ir įklijuokite kaip profesionalas
Beveik visi žino, kaip nukopijuoti ir įklijuoti teksto bloką, bet ar žinojote, kad galite greitai įklijuoti tekstą be formato arba kaip paveikslėlį ar PDF tiesiai į savo dokumentą? Tiesiog įveskite „Ctrl“ + „Alt“ + V (andV) ir jums bus pateiktas parinkčių dialogas.
Programoje „Word“ galite naudoti šį dialogą, norėdami įklijuoti tekstą be formatavimo, o „Excel“ galite įklijuoti tik vertes, formatavimą ar komentarus, viską, išskyrus kraštines, ir netgi pridėti, atimti, padauginti ir padalyti sumas skrendant.
16 patarimas: Tinkinkite savo nuorodų meniu
Galite pridėti dažnai naudojamų funkcijų į sparčiosios prieigos įrankių juostą bet kurios programos sparčiajame meniu pačiame dokumento viršuje. Pagal numatytuosius nustatymus matysite tokias komandas kaip Išsaugoti, Spausdinti ir Anuliuoti, bet čia galite pridėti beveik viską. Tiesiog spustelėkite rodyklę dešinėje, kad pridėtumėte komandas, kiek jums jų reikia.
17 patarimas: sulieti figūras („Powerpoint“)
Galite sujungti įvairias paprastas formas, kad padarytumėte sudėtingesnes, kurios puikiai atrodys jūsų pristatymuose, o jums nereikia tokio įmantraus įrankio kaip „Illustrator“. Tiesiog pasirinkite norimas sujungti formas ir skirtuke „Formatas“ spustelėkite „Sujungti formas“. Šias sujungtas formas galima nukopijuoti ir įklijuoti į kitas programas, pvz., „Word“.
18 patarimas: naudokite sąlyginį formatavimą, kad dinamiškai suformatuotumėte langelius („Excel“)
Sąlyginis formatavimas leidžia pritaikyti stilius konkrečioms ląstelėms, atsižvelgiant į jų vertę ar turinį. Pvz., Kiekvieną teigiamą vertę galite padaryti žalią, o neigiamą - raudoną. Tiesiog pasirinkite langelius, kuriuos norite suformatuoti, ir tada naudokite pagrindinio juostos skirtuką Sąlyginis formatavimas. Yra daug išankstinių nustatymų, arba galite nustatyti savo taisykles ir lygtis.
Santrauka
„Microsoft Office“ yra vienas iš geriausių galimų biurų komplektų su daugybe galingų parinkčių, kurios padės supaprastinti jūsų darbuotojų darbą ir padidinti produktyvumą. Paraginkite komandos narius ištirti programinę įrangą ir aktyviai dalytis patarimais ir gudrybėmis. Ne tik smagu ir įdomu atrasti naujas funkcijas, bet ir labai palengvina bendradarbiavimą bei leidžia darbuotojams nuveikti daugiau per mažiau laiko, tuo pačiu dirbant patogiau.
- Mes pristatėme geriausius „Microsoft Office“ pasiūlymus.