„eFileCabinet“ yra tiesiog viena geriausių dokumentų valdymo programinės įrangos platformų. „eFileCabinet“ suteikia galimybę kontroliuoti saugumą, dalijimąsi failais, versijas ir dar daugiau. Dirbtinio intelekto funkcijos padeda automatiškai suskirstyti failus į kategorijas, o optinis simbolių atpažinimas leidžia ieškoti bet kokių duomenų nuskaitytų failų viduje. Vienintelis „eFileCabinet“ trūkumas yra tas, kad jis gali būti brangus, ypač jei turite daug vartotojų arba jums reikia integracijos priedų.
„EFileCabinet“ apžvalgoje padėsime jums nuspręsti, ar ši dokumentų valdymo platforma tinka jūsų verslui.
- Geriausia dokumentų valdymo programinė įranga
Planai ir kainodara
„eFileCabinet“ siūlo tris kainodaros galimybes. „Advantage“ planas kainuoja 55 USD vienam vartotojui per mėnesį, jei už jį atsiskaitoma kasmet, ir jame yra 1 TB saugyklos kartu su visomis pagrindinėmis „eFileCabinet“ funkcijomis. Tačiau jūs esate ribotas, kokius priedus galite įsigyti, todėl „eFileCabinet“ nėra labai išplėstas naudojant „Advantage“ planą.
Verslo planas kainuoja 99 USD vienam vartotojui per mėnesį, jei atsiskaitoma kasmet, ir jame yra 5 TB saugyklos jūsų verslui. Šis planas apima dokumentų peržiūrą ir integravimą su „Microsoft OneDrive“ ir „Google“ disku. Tai taip pat leidžia jums įsigyti „Salesforce“ integravimo, vienkartinio prisijungimo, automatinių darbo eigų ir el. Pašto integravimo priedų.
Neribotas planas kainuoja 199 USD vienam vartotojui per mėnesį, už kurį atsiskaitoma kasmet. Šis planas apima visus „eFileCabinet“ priedus ir neribotą dokumentų saugyklą.
funkcijos
„eFileCabinet“ yra supakuota su funkcijomis, padedančiomis darbuotojams dalytis failais, tvarkyti dokumentus ir supaprastinti darbo eigą.
Vienas iš geriausių „eFileCabinet“ dalykų yra tai, kaip paprasta tai padaryti dalijantis failais. Naudodamiesi šia programine įranga, galite akimirksniu dalytis failais su bet kuo, tiek savo organizacijoje, tiek už jos ribų. Nepaisant jūsų plano, svečių, kurie gali dirbti su dokumentais savo paskyroje, skaičiaus neribojama. Be to, jūs galite valdyti redagavimo leidimus ir galite pasirinkti gauti pranešimus, kai atsisiunčiamas bendras failas.
Pažymėtina, kad „eFileCabinet“ taip pat leidžia prašyti failų iš kitų vartotojų ar svečių. Pateikdami failo užklausą, galite sukurti kelis dokumento laukus ir nuspręsti, ar jie reikalingi, ar neprivalomi. Taip pat galite iš anksto nustatyti failų įkėlimo vietą, kad jie būtų automatiškai įkeliami į aplanką, kuriam jie priklauso.
Vienas iš būdų, kaip „eFileCabinet“ padeda tvarkyti jūsų verslą, yra aplankų šablonai. Naudodami aplankų šablonus galite sukurti standartizuotus katalogus su iš anksto pavadintais aplankais. Pvz., Galite sukurti šabloną, kuriame pirminiame aplanke yra 12 pakatalogių, kiekviename nurodant kiekvieno mėnesio pavadinimą.
Šios sistemos privalumas yra tas, kad kiekvienas jūsų sukurtas ar gaunamas failas turi namus. Be to, lengva standartizuoti aplankų struktūras visiems darbuotojams visame versle. Tai palengvina dalijimąsi failais ir jų paiešką bei pašalina galimą painiavą, kylančią kiekvienam darbuotojui kuriant savo registravimo sistemą.
Verslo ir neriboti vartotojai turi prieigą prie automatizuotų dokumentų darbo eigų, o tai yra galingas būdas supaprastinti jūsų verslą. Viena programa, kurią pabrėžia „eFileCabinet“, yra automatiškai įvardyti ir paduoti gaunamą dokumentą, atsižvelgiant į tam tikrų raktinių žodžių buvimą pačiame dokumente. Taip pat galite naudoti darbo eigą, kad suskirstytumėte formos laukus į ieškomas subkategorijas, o tai dar labiau padidins jūsų dokumentų paiešką.
Sąsaja ir naudojama
„eFileCabinet“ žiniatinklio platformoje paprastai yra labai lengva naršyti, ji yra trijų skydelių konstrukcija, leidžianti peržiūrėti visą aplankų katalogą, pasirinkto aplanko failus ir atskiro failo peržiūrą. Taip pat yra paieškos juosta, skirta greitai atlikti dokumentų paiešką, ir parankinių skydelis, leidžiantis lengvai pasiekti dažniausiai naudojamus aplankus.
Tačiau verta paminėti, kad negalima redaguoti dokumentų „eFileCabinet“ viduje. Tai šiek tiek nuvilia, ypač kai jums tiesiog reikia atlikti paprastus „Word“ dokumento ar formos pakeitimus. Tai reiškia, kad galite išsaugoti neribotas failų versijas, o tai puikiai tinka dirbant su daug pataisytų projektų.
„eFileCabinet“ taip pat siūlo mobilias programas, skirtas „iOS“ ir „Android“. Vienas pastebimas dalykas, susijęs su programomis mobiliesiems, yra tai, kad jos leidžia fotografuoti bet kokį popierinį dokumentą ir iškart įkelti juos į „eFileCabinet“ debesį.
Parama
„eFileCabinet“ siūlo palaikymą telefonu, el. paštu ir tiesioginiu pokalbiu nuo 7 iki 18 val. Kalnų laiku, nuo pirmadienio iki penktadienio. Kaip visą parą veikiančią telefono palaikymo tarnybą galite įsigyti kaip papildomą priedą (kaina pateikiama tik pagal citatą). „eFileCabinet“ taip pat turi internetinę žinių bazę, kurioje pateikiami labai išsamūs daugumos pagrindinių programinės įrangos funkcijų vartotojo vadovai.
Saugumas
„eFileCabinet“ saugo jūsų dokumentus debesyje ir rimtai žiūri į saugumą. Visi failai yra šifruojami ramybės būsenoje, o jūsų ryšys su debesimi yra užšifruotas naudojant SSL. Dviejų veiksnių autentifikavimas prisijungimo metu taip pat yra standartinė funkcija.
Be to, administratoriai turi didelę programinės įrangos kontrolę. Galite nustatyti slaptažodžio sudėtingumo reikalavimus, pasirinkti įtraukti IP adresą į baltąjį sąrašą arba apriboti prisijungimo laiką. Administratoriai taip pat turi prieigą prie visų naudotojų išsamių veiklos žurnalų.
Vienintelė saugumo funkcija, kurios praleidome, buvo galimybė nustatyti bendrinamų failų atsisiuntimo apribojimus. „eFileCabinet“ taip pat siūlo greitai prieinamas URL nuorodas į dokumentus, kurios, nors ir yra patogios, nėra labai saugios.
Varžybos
„EFileCabinet“ gali patikti labai daug. Bet jei jis neturi jūsų verslui reikalingų funkcijų ar integracijos, apsvarstykite „Dokmee“ arba „DocuWare“. „Dokmee“ sukurta įmonių verslui, o darbo eigos automatika yra standartinė. „DocuWare“ siūlo papildomų mobiliųjų įrankių ir atitikties funkcijų bei daugybę integravimo galimybių. Abi platformos siūlo kainas tik pagal citatas, tačiau tikisi, kad jos bus brangesnės nei „eFileCabinet“ vidutinio dydžio įmonėms.
Galutinis nuosprendis
„eFileCabinet“ yra galinga dokumentų valdymo programinė įranga, turinti daug gerų funkcijų, skirtų mažam ir vidutiniam verslui. Platforma leidžia lengvai standartizuoti failų organizavimą visoje įmonėje ir automatiškai tvarkyti failus naudojant dirbtiniu intelektu pagrįstas darbo eigas. Ji taip pat palaiko dalijimąsi failais ir valdymą. Nors „eFileCabinet“ yra brangu, gali būti verta to, kiek jis gali supaprastinti jūsų verslą.
- Geriausios dokumentų valdymo programinės įrangos vadovas
