„Google Workspace“ yra keletas geriausių produktyvumo programų pasaulyje. Galbūt jau sužinojote keletą laiko taupymo patarimų, kurie padės jums išnaudoti daugiau naudos iš šios biuro programinės įrangos. Tačiau dauguma vartotojų nesupranta, kad „Google“ skaičiuoklės, dokumentai, „Gmail“ ir formos palaiko beveik neribotą darbo eigos automatizavimą. Tai gali būti ypač naudinga mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios daug laiko praleidžia dirbdamos įprastas užduotis, pvz., Nukreipdami užsakymus ir vertindamos užklausų formas.
Šiame vadove paaiškinsime, kaip „Google Workspace“ veikia darbo eigos automatika, ir paryškinsime keletą priedų, kuriuos galite naudoti norėdami padidinti šio biuro paketo galią savo verslui.
Kas yra „Google“ darbo vietos darbo eiga?
Neapdorotų duomenų pavertimas forma, kurią galite naudoti savo versle, užtrunka. Jei iš formos gaunate kontaktinį pateikimą, jį gali reikėti konvertuoti į formatą, kurį gali perskaityti jūsų CRM programinė įranga. Jei gausite užsakymo užklausą, gali tekti padalinti šią užklausą ir išsiųsti skirtingą išsamią informaciją skirtingiems jūsų organizacijos žmonėms.
Laimei, „Google Workspace“ leidžia automatizuoti šias transformacijas naudojant dokumentų darbo eigas. Šios darbo eigos leidžia nurodyti veiksmų, kuriuos reikia atlikti duomenims, seką ir tada atlikti tą procesą už jus. Apskritai, dokumentų darbo eiga yra labai pritaikoma, todėl galite lengvai pritaikyti automatikos procesą prie savo verslo poreikių.
Automatines dokumentų darbo eigas galite sukurti daugumoje „Google Workspace“ programų, įskaitant „Google“ dokumentus, Skaičiuokles, „Gmail“ ir „Formas“.
Kaip automatizuoti dokumentų darbo eigą: „Apps Script“ ir priedai
Priklausomai nuo to, kaip sudėtingą automatinę darbo eigą turite sukurti, galite pasirinkti du skirtingus maršrutus.
Lengviausias būdas sukurti darbo eigą yra naudoti šiam tikslui sukurtą priedą. „Google“ internetinėje parduotuvėje yra šimtai automatikos priedų. Kai kurie iš jų yra nemokami, tačiau daugeliui reikalingas vienkartinis mokėjimas arba mėnesio prenumerata. Jei pasirenkate mokamą produktą, patikrinkite, ar jį gaminanti įmonė siūlo klientų palaikymą, jei susiduriate su kliūtimis.
Jei norite nemokamai sukurti visiškai pritaikytą automatiką, galite naudoti „Apps Script“. Tai yra „Google“ sukurta kūrėjų aplinka, leidžianti visiems kurti „Google Workspace“ programų priedus. Tiesą sakant, beveik visi mokami automatikos priedai, kuriuos rasite „Google“ internetinėje parduotuvėje, buvo sukurti naudojant „Apps Script“. Nors yra daugybė išteklių, kurie padės jums pradėti kurti „Apps Script“ kodavimą, net ir paprastos automatikos nustatymas naudojant kodą gali užtrukti.
Kaip pasiekti automatikos priedus
Jei norite naršyti „Google“ skaičiuoklių, dokumentų, „Gmail“ ar „Forms“ priedus, jų galite rasti „Google“ internetinėje parduotuvėje. Lengviausias būdas pasiekti internetinę parduotuvę yra rasti priedų meniu bet kurioje iš šių programų ir tada spustelėkite Gauti priedų. Bus parodytas jau filtruotas langas, kuriame bus rodomi tik priedai, kurie veikia su jūsų šiuo metu naudojama „Google Workspace“ programa.
Bet kurį priedą iš internetinės parduotuvės galite įdiegti spustelėdami mygtuką Įdiegti. Atminkite, kad mokami priedai gali pareikalauti įsigyti prenumeratą, kad galėtumėte pradėti jas naudoti.
Ką galite padaryti su dokumentų darbo eiga?
Norėdami sužinoti apie užduočių tipus, kuriuos galite atlikti naudodami automatizuotas dokumentų darbo eigas, pažvelkime į keletą pavyzdžių. Naudosime „Google“ internetinės parduotuvės programas, tačiau atminkite, kad naudodami „Apps Script“ galite daugelį šių darbo eigų sukurti nemokamai.
Pernelyg dažnai verslo duomenys yra paskirstomi keliose skaičiuoklėse. Gal turite skirtingų skyrių išsamius pardavimo duomenis, išsaugotus skirtinguose lapuose. Arba galite turėti informaciją apie klientą iš skirtingų įvesties formų atskiruose dokumentuose.
Naudodami automatizuotą darbo eigą, galite lengvai sujungti kelių skaičiuoklių duomenis į vieną pagrindinę lentelę. Tam mums patinka naudoti „SheetGo“ (pradedant nuo 12 USD vienam vartotojui per mėnesį), nes tai leidžia lengvai prijungti kelis „Google“ skaičiuoklių failus. Dar geriau, „SheetGo“ taip pat gali „Excel“ ir CSV failus koreguoti ir automatiškai pateikti duomenis iš tų dokumentų į pagrindinę „Google“ lentelių skaičiuoklę.
Ypač malonu šiame automatikos priede yra tai, kad jis atnaujinamas automatiškai. „SheetGo“ tikrins, ar paskirstytose skaičiuoklėse nėra naujų duomenų, taip dažnai, kaip jums patinka, ir stebės pagrindinio dokumento pakeitimus naudodamas „Google“ skaičiuoklių redagavimo istorijos funkciją.
Patvirtinimai dėl laisvo laiko užklausų, ataskaitų ir kitų vidinių procesų yra neatsiejami nuo sklandžios daugelio įmonių veiklos. Naudodami tokius priedus kaip „Form Workflow Plus“ (pradedant nuo 300 USD per metus), galite lengvai susieti „Google“ formas su „Sheets“, kad galėtumėte stebėti ir tvarkyti patvirtinimo užklausas.
Naudodamas šį priedą, valdytojas tiesiog turi sukurti užklausos formą „Google“ formose. Ši forma perduodama paskirtiems patvirtintojams, kai ji užpildoma ir visi duomenys įvedami į skaičiuoklę. Lapas stebi, kur prašymas yra patvirtinimo procese, kartu su atskirų tvirtintojų sprendimais ir komentarais.
„Form Workflow Plus“ taip pat palaiko kelių pakopų patvirtinimo maršrutus, todėl tai gali būti naudinga sudėtingesnėms darbo eigoms, tokioms kaip užsakymų nukreipimas.
Nors yra daugybė el. Pašto rinkodaros įrankių, galite sukurti stebėtinai pilnavertes el. Pašto kampanijas „Gmail“ naudodami priedą, pvz., „Dar vienas pašto sujungimas“ (nemokama naudoti).
Naudodamiesi šia programa, į „Skaičiuoklių“ skaičiuoklę įvesite visų el. Pašto adresus. Tada galite parašyti pranešimą „Gmail“ ir pridėti suasmeninimą naudodami įmontuotą programos kodą.
Kai būsite pasirengę siųsti, grįžkite į Skaičiuokles ir dar vienas pašto sujungimas pateiks jūsų el. Laišką visiems jūsų sąraše esantiems. El. Pašto atidarymus, paspaudimus ir atsakymus galite stebėti tiesiai iš savo skaičiuoklės.
Geriausia šio įrankio dalis yra ta, kad galite sukurti neribotą skaičių skaičiuoklių skirtingoms kampanijoms. Be to, kadangi naudojate „Skaičiuokles“, galite lengvai surinkti kontaktinę informaciją, kad sukurtumėte rinkodaros kampaniją iš CRM, „Google“ formų ar esamų skaičiuoklių.
Skaičiuoklės gali būti stebėtinai veiksmingos nustatant projekto užduotis ir gaires. Be to, naudodami priedą, pvz., „ProjectSheet“, galite automatizuoti pažangos stebėjimą savo skaičiuoklėje.
Šis patogus nemokamas priedas automatiškai apskaičiuoja užduočių skaičių kiekvienam etapui ir seka, ar kiekviena užduotis nustatyta kaip baigta, vykdoma ar nepradėta. Remiantis tuo, bus rodomas kiekvieno projekto etapo užbaigimo procentas.
Be to, „ProjectSheet“ gali padėti nustatyti, kada projektas atsilieka nuo grafiko. Priedas automatiškai paryškins kiekvieno etapo žalią, geltoną ar raudoną eigos juostą, atsižvelgdamas į tai, ar sub-užduotys yra nustatytos, ar netrukus ar ne.
Išmaniųjų telefonų programos kūrimas jūsų verslui paprastai yra daug laiko reikalaujantis ir brangus procesas, reikalaujantis samdyti specialius programinės įrangos kūrėjus. Tačiau naudodami automatizuotą darbo eigą galite sukurti pagrindinę programą mobiliesiems tiesiai iš „Google“ skaičiuoklių.
Dėl to mes kreipsimės į „AppSheet“ priedą (pradedant nuo 5 USD vienam vartotojui per mėnesį). Naudodamiesi šia programa, paprasčiausiai pridėkite duomenis į skaičiuoklės skaičiuoklę. Duomenys gali būti bet kokie, pradedant parduotuvės inventoriumi, kuriant internetinę mobilią parduotuvę, ar darbuotojų kontaktine informacija, norint sukurti vidinį katalogą.
Prijunkite skaičiuoklę prie „AppSheet“ ir prireikus redaguokite duomenų stulpelių ypatybes. Galite suskirstyti duomenis į pogrupius ir pridėti pasirinktines išraiškas tokioms užduotims kaip atsargų valdymas. Kai būsite pasirengę, galite pasirinkti iš įvairių iš anksto nustatytų vaizdinių šablonų, kad nuspręstumėte, kaip duomenys bus rodomi naujoje programoje.
Geriausia viso to dalis yra ta, kad ji sklandžiai integruojasi su kitomis automatinėmis „Google Workspace“ darbo eigomis. Galite sukonfigūruoti „AppSheet“, kad suaktyvintumėte automatinius el. Laiškus, atsižvelgdami į aktyviklius programoje, arba pridėtumėte duomenis, kuriuos vartotojai įveda į kitą skaičiuoklių skaičiuoklę. Be to, „AppSheet“ gali siųsti automatines ataskaitas, kurias galite lengvai importuoti į „Sheets“.
Santrauka
Automatizavus dokumentų darbo eigą „Google Google Workspace“, galima sutaupyti įmonės laiką ir pinigus, taip pat atrakinti galingas naujas funkcijas. Nors naudojant „Apps Script“ įmanoma sukurti savo automatizuotas darbo eigas, „Google“ internetinėje parduotuvėje rasite daug nemokamų ir mokamų priedų, kurie palaiko automatizavimą. Pabandykite šiandien išbandyti kai kuriuos iš šių papildomų priedų, kad sužinotumėte, kaip darbo eigos automatizavimas gali padėti sklandžiau vykti bet kokiam verslo procesui.
- Mes pasiūlėme geriausią dokumentų valdymo programinę įrangą.