Geriausia dokumentų valdymo programinė įranga (DMS) leidžia lengvai ir efektyviai tvarkyti failus tiek internete, tiek neprisijungus.
Geriausia dokumentų valdymo programinė įrangaSpustelėkite toliau pateiktas nuorodas, kad patektumėte į teikėjo svetainę:
1. „Templafy“
2. „M-Files“
3. „DocuWare“
4. „MasterControl“
5. „XaitPorter“
Dokumentų valdymas tampa vis svarbesnis, nes biurų be popieriaus koncepcija tampa kasdienybe, ypač didėjant debesų saugojimo paslaugoms.
Tai reiškia, kad užuot turėję laikyti popierių gremėzdiškose bylų spintelėse, dokumentus dabar galima saugiai saugoti internete. Tačiau tai ne tik informacijos archyvavimas, bet ir viso dokumentų valdymo proceso palengvinimas, apimant viską, pradedant firminiais šablonais, tobulinant darbo eigą, dirbant su bendradarbiavimo įrankiais, taip pat galimybė rūšiuoti kartais techninę informaciją. Ir tai yra bendrų dokumentų redagavimo ir valdymo užduočių viršuje.
Gera dokumentų valdymo programinė įranga (DMS) taip pat turi sugebėti dirbti su skirtingais skaitmeninių failų tipais ne tik iš biuro programinės įrangos, bet ir su užrašų programėlėmis, techniniais planais, atvaizdais ir dizainais bei viskuo, kas, ką anksčiau įsivaizduotumėte, buvo spausdinta popieriaus, įskaitant iš senų failų formatų. Šiomis dienomis taip pat bus pasirengta kurti programinę įrangą dokumentams.
Tačiau daugelis tiekėjų ir rangovų vis tiek spręs popierių, todėl bet kuriam DMS reikia turėti dokumentų nuskaitymo sprendimą, dažnai veikiantį kaip atskirą arba OCR nuskaitymo programinės įrangos paketo dalį, kad visos tokios popierinės sąskaitos, kvitai ar kitos dokumentus galima nuskaityti, kad būtų galima archyvuoti skaitmeninę kopiją, kol perdirbama popierinė versija.
Biuro be popieriaus laukė jau seniai, tačiau pagaliau jis skirtas tiems, kurie nori jį priimti. Čia pateikiami geriausi dokumentų valdymo programinės įrangos sprendimai.
- Pateikėme geriausias „Microsoft Office“ alternatyvas.
1. „Templafy“
Viskas viename dokumentų valdymo sprendimas
Paprasta naudoti sąsajaPlatus funkcijųMobiliosios programosAutomatizuoti atitikties patikrinimai„Templafy“ yra viena geriausių dokumentų valdymo priemonių. Sistema siekia integruoti būtinus biurų komplektus ir sprendimus, kuriuos verslas naudoja kasdien.
Jei yra vienas dalykas, kuris gali nuvilti, tai reikia sukurti prekės ženklo dokumentus naudojant skirtingą programinę įrangą. Tai gali tapti daug laiko atimanti ir suskaidyta, tačiau „Templafy“ gali padėti. Su juo sistemoje galite sukurti daugybę failų ir juos tvarkyti iš vieno sklaidos kanalo.
Programinė įranga suderinama su daugeliu įrenginių ir naudoja debesį, kad galėtumėte pasiekti visus dokumentus kompiuteriuose, planšetiniuose kompiuteriuose ir išmaniuosiuose telefonuose. Taip pat atliekami automatiniai atitikties patikrinimai, taip pat galite lengvai pateikti atsiliepimus darbuotojams.
Norint gauti kainos pasiūlymą, reikia susisiekti. Nenuostabu, kad tiksli kaina priklauso nuo pasirinkto vartotojų skaičiaus, funkcijų ir priedų.
2. „M-Files“
Dokumentų programinė įranga, aptinkanti dubliavimą
Patogi integracijaMobiliosios programosPerspėjimai apie dokumentusKalbant apie dokumentų valdymą, „M-Files“ siekia pagerinti vidinę darbo eigą ir užtikrinti, kad svarbi informacija visada būtų saugi. Tarp jo klientų yra daug didelių korporacijų, tokių kaip „Comcast“ ir „Yokohama“.
Yra vienas failų gausos saugykla, kurią galite lengvai rasti pagal klientą, projektą, datą, būseną ar kitus kriterijus. Programine įranga siekiama išvengti dubliavimo - gana dažnai gaunamos dvi tos pačios ataskaitos kopijos arba galbūt daugiau.
„M-Files“ įspės jus, jei dokumentas buvo išsaugotas du kartus, analizuodamas pavadinimus ir projekto duomenis. Taip pat gausite puikių integracijų, įskaitant „Microsoft Office“ ir „Salesforce CRM“.
Yra nemokama bandomoji versija, tačiau svetainėje kainos nenustatytos, todėl turite susisiekti su citata.
3. „DocuWare“
Dokumentų tvarkymas juda į debesį
Apima visą dokumentų užduočių spektrąDebesų saugyklaMobilus palaikymasPaslėpta kainodara„Docuware“ dokumentams tvarkyti naudojasi debesimis. Joje integruota debesų saugykla ir biuro automatika, sukurta skaitmeninė darbo vieta. Šis popierinis požiūris į visą biuro užduočių spektrą yra dar vienas skaitmeninės transformacijos, kuri šiais laikais skatina daugelį procesų, pavyzdys.
„Docuware“ siūlo paslaugas, kad būtų sukurta „debesų darbo eiga“, kai kalbama apie dokumentus. Tai leidžia paslaugas pirkti mažais mastais, jei reikia, o tada, kai sukuriami naudojimo atvejo scenarijai ir užtikrinamas patikimumas, paslauga gali būti išplėsta didesniam diegimui.
Taip pat siūlomos mobiliosios programos, kurios gali integruotis į šią darbo eigą, palengvindamos mėginius nuskaityti kvitus kelyje, patvirtinti sąskaitas už greitą apmokėjimą ir pasirašyti formas tiesiai įrenginyje.
Nors „Docuware“ siūlo demonstracinę versiją ir nemokamą bandomąją versiją, kainos, žinoma, priklauso nuo pasirinktų paslaugų, todėl reikalaujama, kad būsimasis pirkėjas susisiektų su užsakymu.
Nemokamas bandymasAtnaujinimas: „Docuware“ dabar siūlo nemokamą bandomąją versiją kartu su. Norėdami gauti paraišką, spustelėkite čia dabar. Peržiūrėti sandorį
4. „MasterControl“
DMS daugiausia dėmesio skyrė atitikčiai
Optimizuotas mobiliesiemsPalaiko reguliavimo institucijosPasauliniai standartaiDidelėse organizacijose dažnai taikomi procesai ir taisyklės, užtikrinantys dokumentų atitikimą ir įmonės gairių laikymąsi. Bet kai turite daugybę failų, gali būti sunku laikytis tokių taisyklių.
„MasterControl“ dokumentų valdymo programinė įranga, kuria naudojasi kai kurios didžiausios pasaulio reguliavimo institucijos, yra dokumentų valdymo programinė įranga, skirta spręsti sudėtingus reglamentus ir standartus visame pasaulyje. Ja siekiama sumažinti atitikties išlaidas ir padidinti vidaus efektyvumą.
Sistema visiškai automatizuoja svarbiausių dokumentų nukreipimą, pristatymą, eskalavimą ir patvirtinimą. Jame taip pat yra centralizuotas, saugus archyvas, kuriame galite saugoti ir ieškoti verslo failų.
Nėra jokio nemokamo bandymo požymio, o norint nustatyti kainą reikia kreiptis į įmonę.
5. „XaitPorter“
Geriausias debesų bendradarbiavimas
Optimizuotas visiškai debesimsProtingos bendradarbiavimo funkcijos„Salesforce“ integracijaJei ieškote debesies sprendimo, kaip kurti dokumentus, turėtumėte apsilankyti „XaitPorter“.
Puikus dalykas šioje sistemoje yra tai, kad ji yra labai lanksti. Galite vienu metu bendradarbiauti ir dirbti su dokumentais su kolegomis, taip pat galite lengvai dalytis atsiliepimais. Jis taip pat valdo visus darbo eigos aspektus, todėl jums nereikės jaudintis dėl formatavimo, numeravimo ir išdėstymo.
„XaitPorter“ taip pat turi keletą naudingų gudrybių integracijos srityje. Programinė įranga gali dirbti su „Salesforce“, „Oracle“, SAS, „Microsoft 365“, „OpenText“ ir „Dropbox“. Šiuo metu jį naudoja daugiau nei 45 000 firmų visame pasaulyje.
Nors yra demonstracinė versija, nemokamos bandomosios versijos nėra, o dėl kainų reikia susisiekti su citata.
Į kitas DMS platformas atsižvelgti
Nors yra keletas specialių biuro ir dokumentų platformų, kurias galėtume paminėti, ypač „Office 365“, „LibreOffice“ ir „Adobe Document Cloud“, jos labiau orientuotos į dokumentų kūrimą ir valdymą, o ne į dokumentų tvarkymą ir saugojimą iš kelių šaltinių ir formatų. Todėl mes tęsime šį sąrašą pateikdami keletą kitų DMS sprendimų, kuriuos verta apsvarstyti:
„Samepage“ yra šiek tiek kitoks nei įprastas dokumentų valdymas, nes jis labiau skirtas sukurti bendrą visų ryšių, projektų ir dokumentų dalijimosi įrankių centrą. Tikslas yra supaprastinti viską vienoje programoje, o ne turėti kelias programines programas skirtingoms užduotims atlikti. Sąsaja yra paprasta ir lengvai naudojama, o jos širdyje yra integruotas bendradarbiavimas. Šiuo atžvilgiu „Samepage“ paverčia potencialiai lanksčiu sprendimu tenkinti kelis poreikius.
„Dokmee“ save reklamuoja kaip įmonės turinio valdymo sprendimą, tvarkantį, saugantį ir tvarkantį failus. Ji palaiko daugybę dokumentų formatų, taip pat teikia dokumentų vaizdus ir duomenis, kaip savo paslaugos dalį. Viską galima protingai indeksuoti naudojant AI, automatiškai antspauduojant failus indeksavimui, taip pat taisyklėmis pagrįstą maršruto parinkimą, kad būtų lengviau saugoti ir archyvuoti, o visa tai daroma naudojant saugų prieglobą debesyje. Kaip ir tikėtasi, bendradarbiavimas palaikomas, suteikiant leidimus ir audito parinktis, kad būtų lengviau valdyti failus.
„eFileCabinet“ yra dokumentų valdymo programinės įrangos sprendimas, kuris naudoja išmaniąją automatiką organizuoti, pavadinti ir saugoti failus pagal jų turinį. Šablonai yra pritaikyti dokumentų aplankų medžiui visoje jūsų sistemoje. Leidimus, failo / aplanko galiojimo laiką ir pranešimus taip pat galima nustatyti dalijantis failais ir siunčiant failų užklausas. Visa tai atliekama naudojant saugų URL. Pagal įmonės politiką taip pat galima nustatyti bendras prieinamumo taisykles.
„Abbyy“ yra bene garsiausia failų skaitymo ir nuskaitymo paslaugomis, tačiau jie taip pat teikia skaitmeninio dokumentų archyvavimo paslaugą, leidžiančią saugiai saugoti ir naudoti dokumentus. Prieiga gali būti stebima ir registruojama, o esamus dokumentus galima pakartotinai naudoti ir redaguoti, jei reikia pakartotinai išleisti. Meta raktiniai žodžiai gali būti naudojami norint lengvai ieškoti be įprastų paieškos funkcijų, ir prireikus lengvai platinami internete ar el. Paštu. Vienas iš galimų apribojimų yra tas, kad „Abbyy“ paslaugos pirmiausia sukurtos dokumentams saugoti PDF formatu.
- Mes taip pat pasiūlėme geriausią debesijos dokumentų saugyklą.