Patarimai ir gudrybės, kaip parašyti tobulą verslo el. Laišką

Jei ieškote būdų, kaip patobulinti savo verslo el. Paštą, esate ne vienas. Profesionalai reguliariai kovoja rašydami el. Laiškus, kaip pagrindines kliūtis nurodydami aiškumą, lakoniškumą ir greitį.

Sukurti tobulą verslo el. Paštą nebūtina būti sudėtinga, ir norint rašyti aiškius ir įtikinamus el. Laiškus jums tikrai nereikia daktaro laipsnio. Keli paprasti patarimai ir gudrybės gali padėti efektyviau bendrauti ir sugaišti mažiau laiko tam.

Jei dar to nepadarėte, būtinai peržiūrėkite mūsų geriausių el. Pašto paslaugų sąrašą; visus šiuos patarimus bus lengviau įgyvendinti, kai rasite patogų ir lengvai naudojamą el. pašto klientą.

1. Naudokite teksto formatavimą savo naudai.

Beveik visi šiuolaikiniai el. Laiškai siunčiami HTML, o tai reiškia, kad galite pasinaudoti formatavimu, norėdami pabrėžti ar suteikti aiškumo. Selektyvus drąsus, pabrauktas ir kursyvu pažymėtas tekstas gali perduoti svarbą, skubumą ir aktualumą.

Naudodami formatavimą atkreipkite dėmesį į pagrindines sąvokas, jūsų el. Paštas bus lengviau skaitytiir pateikite daugiau informacijos iš pirmo žvilgsnio. Atsižvelgiant į tai, kad vidutinis biuro darbuotojas per dieną gauna daugiau nei 80 el. Laiškų, tai padės išsiskirti kaip aiškiai ir lengvai suprantamai.

Niekada nenaudokite didžiųjų raidžių, norėdami pabrėžti tašką; žmonių mano, kad tai nepatinka ir netgi nemandagu.

Formatavimas gali padėti atkreipti skaitytojo dėmesį į svarbią informaciją arba pabrėžti.

2. Pridėkite hipersaitų kaip profesionalas

Labai patogu, kai kas nors užsimena apie dokumentą ar svetainę, ir tereikia spustelėti atitinkamą raktinį žodį, kad sužinotumėte šaltinį. Hipersaitai yra puikus būdas padaryti el. Laiškus profesionalesnius ir juos labai vertins jūsų skaitytojai.

Tai taip pat dar viena priežastis, dėl kurios svarbu pasirinkti gerą el. Pašto programą, nors dauguma internetinių programų, pavyzdžiui, „Gmail“, šiandien gali tvarkyti nuorodas. Nors tai skiriasi kiekvienoje programoje, „Ctrl + K“ („Cmd“ + K - „Mac“) yra beveik universalus spartusis klavišas hipersaitui pridėti. Jei jis neveikia, tiesiog patikrinkite programos meniu Pagalba, kad gautumėte instrukcijas.

Hipersaitai leidžia skaitytojams greitai pasiekti informacinę informaciją.

3. Venkite neįprastų ar neprofesionalių šriftų

Taip, tai apima ir komiksus. Rinkdamiesi profesionalių el. Laiškų šriftą, laikykitės klasikos. Pavyzdžiui, „Arial“ ir „Calibri“ yra lengvai skaitomi, iškart pažįstami ir puikiai tinka verslo aplinkai. Taip pat naudokite tą patį šriftą, kad maksimaliai įskaitytumėte.

Laikykitės neutralių šriftų, kad atrodytumėte profesionaliau.

4. Skirkite laiko profesionaliam parašui sukurti

Kai kurios įmonės turės gaires, ką įtraukti (ar ne) į jūsų parašą, bet jei ne, turite laisvą erdvę profesionaliam įvaizdžiui sukurti.

Pridėję savo įmonės logotipą, galite sukurti didelį poliruoto išvaizdos kelią. Šiuolaikinės el. Pašto programos turėtų leisti jums sutelkti logotipą ir po juo parašyti tekstą arba sulygiuoti logotipą kairėje, o tekstas dešinėje. Bet kokiu atveju jūsų el. Laiškai iškart atrodys profesionalesni, o skaitytojams bus lengviau susieti jus su jūsų įmone.

Be to, kalbant apie el. Pašto parašą, mažiau yra daugiau. Laikykitės pagrindinių dalykų: savo vardo ir pareigų, telefono numerio ir, jei reikia, paprastų socialinės žiniasklaidos piktogramų. Tokie prekės ženklai, kaip „Twitter“, „Facebook“ ir „Instagram“, turi išteklių puslapius su piktogramomis, kurias galite pridėti prie savo parašo, kurie bus susieti su jūsų profiliu (-iais).

Arba yra įvairių parašų generatorių, tokių kaip „WiseStamp“, kurie padės jums sukurti profesionalų parašą per kelias minutes.

Profesionalus parašas labai padeda sukurti poliruotą išvaizdą.

5. Patikrinkite savo el. Laiškus

Tai gali būti nelengvas įprotis, ypač tiems iš mūsų, kurie rašo 30 ar 40 el. Laiškų per dieną, tačiau tai labai pakeis jūsų bendravimą. Rašybos klaidos, rašybos klaidos ir neteisinga gramatika jūsų el. Paštą (o jūs ir išplėtę) atrodysite mažiau profesionalūs.

Nedvejodami pasidomėkite gera gramatika ir rašymo priemone. Pavyzdžiui, „Grammarly“ yra naršyklės plėtinys, kuris daugeliui atrodo naudingas tokių klaidų gaudymui. Tačiau būkite atsargūs, nesikliaukite tik automatinėmis rašymo priemonėmis. Vis tiek turėtumėte tikrinti el. Laišką nuo pradžios iki pabaigos.

Būtinai patikrinkite dokumentus ir nedvejodami ieškokite gero rašymo priemonės įrankio.

6. Venkite purumo ir užpildo

Kaip ir jums, daugumai žmonių nesibaigiantis gaunamų el. Laiškų srautas. Be paprasto pasveikinimo ir mandagaus užsidarymo, viskas turi būti kuo aiškesnė ir paprastesnė. Ypatingą dėmesį skirk pakartojimams, paleistiems sakiniams ir užpildymui.

Rašyti el. Laišką nėra kaip kalbėti: tekstas lieka ekrane ir bet kada pasiekiamas jūsų skaitytojams. Nereikia nei ką nors minėti daugiau nei vieną kartą, nei daryti kelias nuorodas į tą patį produktą ar koncepciją.

Kaip aptarta, naudojant formatavimas Norėdami pabrėžti ir hipersaitus į nuorodų dokumentus, galite labai supaprastinti savo tekstą, kad gautumėte efektyvesnį el. laišką.

Santrauka

Rašyti puikius verslo el. Laiškus neturėtų kelti įtampa ar daug laiko, nors tam reikia praktikos. Šie šeši paprasti patarimai padės jums sukurti el. Laiškus, kurie būtų aiškesni, lengviau skaitomi ir suprantami bei profesionalesni.

Patikimai ir laiku kurti profesionalius el. Laiškus yra įgūdis, kurį galima išmokti ir tobulinti, kaip ir bet kurį kitą. Internete yra daugybė išteklių, įskaitant nemokamus el. Pašto šablonus, kuriuos galima naudoti kaip įkvėpimą ir kurie gali palengvinti užduotį.